Neu im Content Retention Manager: Unterstützen Sie Ihre Teams mit Inhaltsüberprüfungen durch Endbenutzer

Jede Organisation erstellt mehr Inhalte, als sie speichern kann. Das ist keine Kritik, es ist nur eine Tatsache, wie Teams heute arbeiten. Egal, ob es sich um eine Flut von Confluence-Seiten während eines Sprints handelt oder um Jira-Probleme, die während einer Support-Übung protokolliert werden, Informationen werden erstellt und häufen sich. Und wenn diese Inhalte ihren Zweck nicht erfüllen, werden sie im Stillen zum Risiko: veraltet, doppelt vorhanden, falsch klassifiziert oder schlimmer noch: sensible Daten werden immer noch gespeichert, lange nachdem sie benötigt werden.

Aus diesem Grund ist Aufbewahrung nicht nur eine Compliance-Checkbox. Sie ist von grundlegender Bedeutung für Informationsmanagement, Sicherheitshygiene und zunehmend auch für die Datenhygiene, die für eine hohe KI-Qualität erforderlich ist. Wir haben bereits darüber geschrieben, warum das Löschen die neue Standardeinstellung ist und warum der wahre Wert von Aufbewahrungsrichtlinien nicht nur darin besteht, die Vorschriften einzuhalten, sondern auch darin, dass Systeme, Teams und Erkenntnisse sauber und vertrauenswürdig bleiben.

Heute sind wir stolz darauf, diese Vision mit der Einführung von noch einen Schritt weiter zu bringen Bewertungen von Inhalten durch Endbenutzer im Content Retention Manager von Opus Guard für Confluence und Jira.

Wir geben den Leuten, die den Inhalt am besten kennen, die Möglichkeit, Bewertungen zu schreiben

Mit dieser neuen Funktion können Inhaltseigentümer — also Nutzer, die Inhalte erstellt oder sinnvoll dazu beigetragen haben und immer noch die Erlaubnis haben, sie anzusehen — jetzt direkt überprüfen, was sie mitproduziert haben, und sich dazu äußern, bevor es automatisch abläuft oder gelöscht wird.

Jeder Benutzer erhält ein übersichtliches, intuitives Dashboard, auf dem die Elemente angezeigt werden, für die er verantwortlich ist, sortiert nach Dringlichkeit. Inhalte, die sich dem Ende ihres Lebenszyklus nähern, sind deutlich gekennzeichnet und Benutzer können sie schnell scannen, bewerten und bei Bedarf Flaggeninhalte, die erhalten bleiben sollten.

Dadurch wird die administrative Kontrolle nicht aufgehoben. Inhaltsadministratoren bestimmen weiterhin den Geltungsbereich der Richtlinien, die Klassifizierungsregeln und die endgültigen Maßnahmen. Aber jetzt erhalten sie einen wertvollen neuen Input: Kontext von den Personen, die dem Inhalt selbst am nächsten stehen.

Kundenbindung mit Weitblick, nicht nur mit Regeln

Zu oft stolpern Kundenbindungsprogramme auf der letzten Meile. Die Richtlinie ist gut strukturiert, die Tools sind vorhanden: Aber jemand löscht etwas, das nicht hätte verloren gehen dürfen, einfach weil er nicht wusste, dass es bald verschwinden würde.

Mit der Überprüfung von Inhalten durch Endnutzer schließen wir diese Lücke. Teams können jetzt fundiertere, kollaborativere Entscheidungen darüber treffen, was bleibt und was geht, und gleichzeitig dafür sorgen, dass das System kontrolliert, überprüfbar und an den Richtlinien ausgerichtet ist.

Und für Inhaltsadministratoren gibt es auch Flexibilität. Du kannst konfigurieren, ob Nutzer die zugehörige Aufbewahrungsrichtlinie oder Datenklassifizierung für jeden Inhalt sehen. Das ist eine wichtige Kontrolle, wenn es darum geht, Transparenz und Vertraulichkeit in Einklang zu bringen.

Warum es wichtiger ist als je zuvor

Bei einer guten Aufbewahrungspraxis geht es nicht nur darum, das Haus zu reinigen. Es geht darum, einen größeren Durchfluss zu ermöglichen.

• Es reduziert Unordnung, die von relevanten, laufenden Arbeiten ablenkt.
• Es entlastet Rovo und die KI-Tools, die jetzt die Suche, Zusammenfassungen und Vorschläge im gesamten Atlassian-Ökosystem unterstützen.
• Es vermeidet die stillen Risiken, die entstehen, wenn personenbezogene oder regulierte Daten über das erforderliche Maß hinaus aufbewahrt werden.

Und vor allem gibt es den Menschen Selbstvertrauen. Wenn Nutzer darauf vertrauen, dass ihr Workspace dem entspricht, was aktuell, notwendig und zweckdienlich ist, können sie sich besser konzentrieren, Entscheidungen treffen und vorankommen.

Heute verfügbar

Inhaltsüberprüfungen für Endbenutzer sind jetzt in der neuesten Version von verfügbar Content Retention Manager für Confluence und Jira. Wenn Sie bereits Kunde sind, können Sie die Funktion in Ihren Admin-Einstellungen aktivieren und anpassen, wie sie angezeigt wird und wie Benutzer damit interagieren. Nutzer finden ihr Content Review Dashboard im Apps-Menü in Confluence und Jira.

Wenn Sie Opus Guard noch nicht kennen, können Sie unsere Apps* schnell über die Atlassian Marketplace, oder kontaktieren Sie unsere Team für einen geführten Rundgang.

_{* Wir empfehlen, mit unserem Content Retention Manager Lite zu beginnen, wenn Sie noch nicht bereit sind, das Löschen von Inhalten zu automatisieren. Unsere Content Retention Manager Lite-Apps haben keine Schreib- oder Löschberechtigungen auf deiner Atlassian-Website. Und denk daran, dass alle unsere Apps zertifiziert sind als Läuft auf Atlassian und Atlassian Cloud Fortified, sodass du sicher sein kannst, dass deine Daten sicher und geschützt sind und nur auf deiner Atlassian-Website gespeichert werden.}

‍

Aufbewahrung ist nicht mehr nur ein Backend-Prozess, sondern eine gemeinsame Verantwortung. Mit unseren neuen Überprüfungsfunktionen können sich Ihre Teams auf einfache, intelligente und sichere Weise mit der Inhaltsverwaltung befassen.

Wir freuen uns darauf, dass du es ausprobierst.

‍

‍

👉 Starte deine kostenlose 30-Tage-Testversion über den Atlassian Marketplace jetzt
👉 Brauchen Sie eine Komplettlösung? Eine Demo buchen mit unseren Retention-Spezialisten

‍