„Too Hard to Collect“ funktioniert nicht mehr. So haben Cloud-Plattformen die Aufdeckung von Rechtsstreitigkeiten für immer neu definiert

Vor ein paar Jahren begann ein globaler Kunde einer großen Anwaltskanzlei aus dem verarbeitenden Gewerbe, sich auf eine mögliche behördliche Untersuchung vorzubereiten. Der Kunde glaubte, in Sicherheit zu sein: Ein Großteil seiner alten Unternehmensdaten wurde archiviert, auf mehreren lokalen Systemen gespeichert und in älteren Projekten versteckt. Ihre funktionierende Annahme? Wenn eine Anfrage einging, konnten sie argumentieren: „Ja, die Daten sind vorhanden, aber die Wiederherstellung wird sehr schwierig sein, und daher ist unser Risiko begrenzt.“

Was sie überraschte: Als das Cloud-Migrationsteam begann, jahrzehntelange Inhalte in Microsoft 365 (Cloud-basiertes Hosting) und gemeinsame Collaboration-Laufwerke zu übertragen, ein einfacher Slack-Export ist aufgetaucht tausende von Anhängen und Chat-Threads, die fünf Jahre zurückreichen; keines davon wurde markiert, archiviert oder einer Aufbewahrungsrichtlinie unterworfen. Innerhalb weniger Stunden verschwanden die „schwer zu erfassenden“ Abwehrmaßnahmen. Ein forensischer Berater bemerkte später: „Das Sammeln von Cloud-Daten ist keine technische Checkliste... viele interne Teams sind nicht darauf vorbereitet, sie zu verwalten.“

Für externe Prozessanwälte, die Unternehmenskunden beraten, ist dies die Aufforderung zum Handeln: Wenn der Datenbestand Ihres Mandanten nicht regiert wird, wird jede Angelegenheit zu einem Entdeckungsbonus für die Gegenpartei, die Aufsichtsbehörde oder die Anwaltskammer des Klägers.

Die Illusion der Unzugänglichkeit

In der Anfangszeit der Rechtsstreitigkeiten bestand eine wertvolle Abwehrtaktik darin, zu argumentieren, dass bestimmte Daten auf alten Bandlaufwerken, stillgelegten Servern oder veralteten Systemen schwer zugänglich seien. Die Widersacher akzeptierten oft widerwillig, dass das Abrufen kostspielig, mühsam, vielleicht sogar unmöglich sein würde. Diese logistischen Probleme dienten de facto als Puffer.

Aber die Wolke hat die Gleichung komplett verändert. Wie in einem Artikel festgestellt wurde, stellten Unternehmen, die einst auf Cloud-Plattformen wie Atlassian Cloud, Google Drive und Slack migrierten, fest, dass „die Fähigkeit, Daten zu verteidigen,... unverzichtbar geworden ist“, und keine der alten Ausreden trifft zu. Was hat sich geändert: das Daten sind immer noch zugänglich, immer noch da und zunehmend so organisiert, dass eine Erfassung möglich ist leichter nicht schwieriger.

Wenn Sie oder Ihre Kunden cloudbasierte Tools für die Zusammenarbeit, Chat-Plattformen, gemeinsam genutzte Laufwerke, Versionierungssysteme und mobile Integrationen verwenden, taucht das, was einst verborgen war, jetzt wieder auf. Wenn Dinge auftauchen, steigt das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.

Cloud = standardmäßig auffindbar

Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Ein Kunde nutzte eine Projektmanagement-Plattform wie Atlassian Jira Cloud für interne Change-Management-Aufgaben in neun globalen Niederlassungen. Im Laufe der Jahre sammelte die Plattform Hunderte von Projekten an: archivierte Projekte, veraltete Workflows, Tickets für geschlossene Themen, Anhänge, interne Memos, Chat-Protokolle. Keine Aufbewahrungsrichtlinie. Kein Zeitplan für das Löschen. Keine Klassifizierung von Privilegien. Als eine Whistleblower-Beschwerde eingereicht wurde, Der gegnerische Anwalt forderte Zugriff auf alle Kanäle, alle Dateien, alles, was „mit dem Programm zu tun hat“. Da sich das System in der Cloud befand, lieferte der Abruf innerhalb weniger Tage Terabyte an Inhalten zurück.

Was sie entdeckt haben

• Viele Akten gehörten Verwaltern, die nicht darauf reagierten, oder hatten nichts mit der Angelegenheit zu tun.
• Der Umfang der Überprüfung erhöhte den Zeitaufwand, die Kosten und das Risiko, dass Privilegien in Anspruch genommen wurden.
• Da kein Aufbewahrungszeitplan angewendet wurde, wurde das „Archiv“ zur Verbindlichkeit.

Es ist nicht nur so, dass Daten einfacher zu sammeln sind, es ist auch so nichts hält es davon ab, gesammelt zu werden. Mit Umzügen wie Atlassian Data Center zu Atlassian Cloud befinden wir uns mit der Massenmigration in die Cloud und der Flut von Remote-Endpunkten an einem technologischen Wendepunkt. Wenn Sie CISO oder Prozessanwalt sind oder im Bereich Informationsdienste tätig sind, sollten Sie Governance nicht als optional betrachten, sondern als unverzichtbar, um Risiken einzudämmen. An dieser Stelle kommt eine Lösung wie Opus Guard ins Spiel.

Wie Opus Guard das Spiel verändert

Mit Manager für die Aufbewahrung von Inhaltenkann der Anwalt eine Kontrollebene empfehlen, die der Untersuchung vorgelagert ist, sodass die Inhalte, die letztendlich geprüft werden, weniger sind, besser klassifiziert sind und bereits prüfungsbereit sind.

So funktioniert's

• Automatisierte Materie-Lifecycle-Regeln: Wenn ein Thema geschlossen wird, lösen Aufbewahrungszeitpläne die Archivierung oder Löschung gemäß den Richtlinien aus (nicht nur „alles behalten“). Das bedeutet, dass sich veraltete Inhalte nicht ansammeln.
• Integrierte Laderaumverwaltung: Wenn ein neues Problem auftritt, wird die Bereinigung ausgesetzt, Sperren werden verhängt und Audit-Logs erfasst — und das alles ohne manuelle Tabellenkalkulationen oder vergessene Auslöser.
• Privilegierte und sensible Klassifizierung: Inhalte mit hohem Risiko werden separat markiert und verwaltet, wodurch das Risiko einer versehentlichen Produktion oder Veröffentlichung verringert wird.
• Sauberer Feed für E-Discovery: Wenn Ihr Mandant für einen Rechtsstreit Daten erheben muss, ist der Datensatz übersichtlicher, kleiner und besser vertretbar, was Zeit und Geld spart.

Wenn Sie als interner oder externer Anwalt Opus Guard in Ihr Beratungsangebot integrieren, reagieren Sie nicht mehr nur auf Rechtsstreitigkeiten, sondern helfen Ihren Mandanten, bei der Prävention zu gewinnen. Sie positionieren sich als modern, technologiefähig und zukunftsorientiert.

Warum es jetzt wichtig ist

Die Ära der „schwer zu sammelnden“ Verteidigung ist vorbei. Mit Modellen für die mobile Belegschaft, Apps für die Zusammenarbeit, globaler Cloud-Infrastruktur und durchgehend verfügbarem Betrieb Die Daten Ihrer Kunden sind zugänglich, auffindbar und wachsen. Das Risiko besteht nicht nur darin, dass Inhalte überprüft werden, sondern auch Inhalte, die nie überprüft werden. Ein Versagen der Unternehmensführung von heute wird morgen schnell zu einer Prozesskrise. Indem du Content Retention Manager jetzt in Atlassian empfiehlst und unterstützt, zeigst du, dass du nicht nur gegen vergangene Probleme verhandelt, sondern dein Team und deinen Kunden auch vor zukünftigen Problemen schützt.

Ergreifen Sie Maßnahmen für Ihr Team oder Ihre Kunden

• Ermutigen Sie Ihren Kunden, seinen Atlassian Jira- und Confluence-Content abzubilden: Projekträume, Tools für die Zusammenarbeit, abgeschlossene Themen, archivierte Tickets.
• Helfen Sie ihnen dabei, eine Aufbewahrungs-/Löschrichtlinie zu definieren, die auf den Lebenszyklus der Angelegenheit und die Risikotoleranz abgestimmt ist.
• Empfehlen Sie das Pilotprojekt der Führungsebene von Opus Guard, um den Umfang der Überprüfungen zu reduzieren, das Risiko einzuschränken und die Rechtfertigung nachzuweisen.

Wenn Sie Ihr Team oder Ihren Unternehmenskunden zum Regieren anleiten, bevor sie zur Zahlung gezwungen werden, festigen Sie Ihre Rolle als vertrauenswürdiger Berater und verwandeln die Kosten, die wie Rechtskosten aussehen, in strategische Fähigkeiten.

Sind Sie bereit, Ihren Mandanten beim Übergang von reaktiven Rechtsstreitigkeiten zu einer proaktiven Unternehmensführung zu helfen? Arbeiten Sie mit Opus Guard zusammen und bieten Sie ihnen die Kontrolle, Transparenz und Bereitschaft, die sie benötigen, bevor die nächste Angelegenheit eintrifft.

Arbeiten Sie als externer Berater?

Opus Guard bietet externen Beratungsfirmen ein kostenloses oder vergünstigtes Pilotprojekt in erster Hand, sodass Sie einem Kunden unverbindlich messbare Ergebnisse vorweisen können. Dies ist der einfachste Weg, um nachzuweisen, wie eine proaktive Unternehmensführung Kosten senkt, Prüfungszeit spart und die Streitsituation stärkt.