Cómo aprovechar la IA para controlar el caos del contenido de Confluence: presentamos el agente de clasificación de contenido Rovo

Es innegable. La inteligencia artificial está transformando rápidamente la forma en que trabajan los equipos, y ahora la administración de la información no se basa solo en el almacenamiento y las copias de seguridad, sino también en la buena gobernanza. A medida que el volumen de contenido de Confluence se dispara, hacer un seguimiento de lo que queda, lo que se archiva y lo que hay que eliminar se convierte en un desafío cada vez más complejo. Por eso nos entusiasma presentar el Agente de clasificación de contenido de Rovo, un punto de inflexión dentro del Gestor de retención de contenido para Confluence aplicación.

El desafío de la gobernanza moderna: volumen frente a consistencia

En la actualidad, casi todas las organizaciones se enfrentan a la doble presión de la gobernanza de datos y el crecimiento acelerado en las herramientas de SaaS que utilizan a diario:

• El gran volumen: Confluence entrega miles de páginas y espacios a los equipos de conocimiento o a los usuarios de TI. Clasificar y retener o eliminar el contenido de forma manual abruma rápidamente incluso a los equipos más diligentes.
• Clasificación incoherente: Sin enfoques estandarizados, las páginas etiquetadas por un equipo pueden conservarse para siempre, mientras que el contenido crítico de otro se elimina prematuramente. Todo ello crea brechas y riesgos de cumplimiento.
• Matiz específico del dominio: Comprender qué contenido merece un período de retención determinado requiere un contexto profundo sobre su valor legal, operativo o histórico. Más aún cuando el contenido en sí mismo abarca diversos equipos o funciones.

Este desajuste entre la escala y la precisión expone a las organizaciones a riesgos: incumplimiento, sobrecarga de datos y fricciones internas. Es una tormenta perfecta para los desafíos de la gobernanza, especialmente ahora que sus estrategias de IA exigen ahora datos de alta calidad y bien gobernados de los que aprender.

Un agente de Rovo al rescate

Aquí es donde el Agente de clasificación de contenido de Rovo deja su huella. Integrado directamente en Content Retention Manager para Confluence, aprovecha el análisis inteligente para abrir el camino hacia una clasificación automática y coherente.

Lo que hace es simple por naturaleza, pero complejo en la práctica:

• Analiza el contenido: Cuando un usuario lo pregunta, el agente de clasificación de contenido de Rovo escanea y comprende la esencia de cada página de Confluence.
• Recomienda niveles de clasificación: Sugiere una categoría de retención basada en el contenido y el contexto, incluidos los niveles de clasificación disponibles.
• Automatiza la clasificación: Con un humano al tanto, puede asignar la clasificación automáticamente, por lo que tu equipo no tendrá que hacerlo todo manualmente.

Esto no es solo automatización; es gobernanza de precisión impulsado por IA.

Por qué es importante: beneficios y factores diferenciadores

1. Reduce la carga para los usuarios

La clasificación manual no se escala. Rovo alivia ese problema al proporcionar sugerencias de clasificación instantáneas, lo que ahorra tiempo y reduce los errores. Y los seres humanos aún revisan las decisiones antes de aceptarlas.

2. Impulsa la coherencia en todos los ámbitos

Ya sea que su equipo opere a nivel mundial o tenga varios grupos funcionales, Rovo se asegura de que tipos de contenido similares reciban etiquetas de retención consistentes, lo que genera confianza en su estrategia de gobierno de datos.

3. Hace que la gobernanza sea defendible

Al capturar los registros de auditoría de los pasos de clasificación y las acciones automatizadas, el agente de clasificación de contenido (con tecnología de Rovo) proporciona a los equipos de cumplimiento pruebas sólidas de decisiones defendibles.

4. Soporta ecosistemas de contenido compatibles con la IA

Con un contenido bien gestionado, que incluye una clasificación coherente y una retención automatizada, tu Confluence se convierte en una fuente de datos de alta calidad, actualizada y compatible. Ideal para la formación en inteligencia artificial, la búsqueda interna, la recuperación de conocimientos y los futuros flujos de trabajo impulsados por la IA. Para obtener más información sobre cómo prepararse para sus nuevas estrategias en la era de la IA, consulte Lecciones para evitar las trampas ocultas de la IA empresarial.

Diseñado para ofrecer flexibilidad y escalabilidad

• Políticas granulares: Puede seguir definiendo reglas de retención a nivel global, de espacio, de usuario o incluso de página, y aplicar excepciones cuando sea necesario: retenciones legales, retención prolongada o purga anticipada, por ejemplo.
• Automatización lista para la auditoría: Cada solicitud de clasificación, anulación manual y acción política se registra, lo que ayuda a los equipos a mantener la transparencia y la adecuación de las auditorías.
• Ruta de actualización perfecta: Cualquier organización que utilice la versión gratuita de Confluence Retention Manager Lite puede pasar fácilmente a la versión completa con las funciones de agente de Rovo que acabamos de describir cuando estén listas, lo que permite conservar rápidamente sus políticas y configuraciones existentes.

Magia real: tu propio agente de clasificación personalizado

El lanzamiento del Agente de clasificación de contenido de Rovo en Content Retention Manager para Confluence es más que una simple automatización, también es la base para tu propia inteligencia. Si bien nuestro agente ofrece un poderoso punto de partida, los clientes ahora pueden ir un paso más allá al crear sus agentes de clasificación personalizados propios, ajustados con precisión a las políticas, los requisitos del sector y la postura de seguridad de su organización.

Con solo un mensaje bien elaborado, los equipos pueden dar forma a un agente que comprenda su contexto específico:

• Organizaciones de atención médica puede indicar a su agente que marque las páginas que contienen PHI o pautas clínicas para una retención prolongada.
• Equipos de servicios financieros puede diseñar instrucciones que se ajusten a los mandatos de retención de la SEC o la FINRA.
• Empresas de alta tecnología puede capacitar a un agente para que distinga entre las notas internas de I+D (relevancia a corto plazo) y la documentación de propiedad intelectual finalizada (retención a largo plazo).

Esto significa que no tiene que confiar en un modelo único para todos. En su lugar, puede codificar los conocimientos y las necesidades de cumplimiento de su organización directamente en el proceso de clasificación, de modo que los agentes sean exclusivamente suyos.

Combinando El punto de partida inteligente de Rovo con indicaciones personalizadas que reflejen su marco de gobierno, obtiene lo mejor de ambos mundos: velocidad y precisión a escala, además de la confianza de que la clasificación se alinea con sus políticas internas. Y dado que cada decisión se registra, el resultado no solo es eficiente, sino que también es defendible.

Planeamos publicar nuestro propio aviso para agentes pronto como un práctico punto de partida, así que vuelve pronto o síguenos en LinkedIn, o suscríbete a nuestro blog Fuente RSS.

Un gran salto adelante

La adición del Agente de clasificación de contenido de Rovo pasar a Content Retention Manager para Confluence no es solo una actualización: es un salto hacia la gobernanza inteligente. Al combinar la clasificación basada en la IA con una sólida automatización de políticas y registros de auditoría inmutables, los equipos ya no tienen que elegir entre volumen y precisión. Pueden tener ambos. Bienvenido a un cumplimiento y una gobernanza de Confluence más inteligentes, escalables y defendibles. Con Rovo, el futuro de la gestión de contenido ya está aquí.

¿Está preparado para reducir la complejidad de la gobernanza, mantenerse preparado para las auditorías y preparar su contenido para el futuro impulsado por la IA? Descubra cómo Rovo puede ayudar:

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