Retire los tickets antiguos y los datos de los clientes según la política, para que los agentes y la IA respondan basándose en conocimientos actuales.
Posicione a su organización de servicios para resolver más rápido, reducir el ruido de los tickets y mantener Atlassian Jira Service Management, Customer Management y Platform Assets limpios, gobernados y listos para auditorías.
Gobernanza preparada para la PII para equipos de gestión de servicios de Atlassian Cloud
Para los equipos de gestión de servicios, el riesgo oculto no son los incidentes de hoy, sino el trabajo acumulado. Tickets heredados, artículos de KB obsoletos, activos retirados, archivos adjuntos huérfanos y proyectos de servicio abandonados que contienen PII antigua (nombres, correos electrónicos, ID de dispositivos, referencias de pago, transcripciones de chat). Cuando los datos confidenciales se dispersan, los SLA se ven afectados, los asistentes de IA alucinan, las auditorías se vuelven más difíciles y la confianza del cliente se erosiona.
Con Opus Guard, convierte el desorden de contenido en una ventaja de gobernanza: retención automatizada, clasificación consciente de la PII, retenciones, eliminación justificable y evidencia inmutable en Atlassian Jira Service Management, Atlassian Customer Management y Atlassian Platform Assets. Ya sea que gestione ITSM interno o CSM externo, usted es responsable de la calidad, vigencia y sensibilidad de los datos de servicio: tickets, registros de cambios, revisiones posteriores a incidentes, KB, historiales de activos, aprobaciones y conversaciones con clientes. Si no se gestiona, ese contenido se convierte en un centro de costes y una responsabilidad de cumplimiento de PII.
Implemente Content Retention Manager de Opus Guard y brinde a sus equipos de servicio un control basado en políticas que mejore la velocidad de resolución, reduzca la huella de PII, permita una IA confiable y supere cualquier auditoría.
Con Opus Guard, convierte el desorden de contenido en una ventaja de gobernanza: retención automatizada, clasificación consciente de la PII, retenciones, eliminación justificable y evidencia inmutable en Atlassian Jira Service Management, Atlassian Customer Management y Atlassian Platform Assets. Ya sea que gestione ITSM interno o CSM externo, usted es responsable de la calidad, vigencia y sensibilidad de los datos de servicio: tickets, registros de cambios, revisiones posteriores a incidentes, KB, historiales de activos, aprobaciones y conversaciones con clientes. Si no se gestiona, ese contenido se convierte en un centro de costes y una responsabilidad de cumplimiento de PII.
Implemente Content Retention Manager de Opus Guard y brinde a sus equipos de servicio un control basado en políticas que mejore la velocidad de resolución, reduzca la huella de PII, permita una IA confiable y supere cualquier auditoría.
Por qué esto es más importante ahora que nunca
Las plataformas en la nube hacen que los datos de servicio sean medibles y detectables al instante. Los clientes y las auditorías internas esperan registros completos y oportunos; las regulaciones de privacidad exigen la minimización de la PII y la limitación del almacenamiento; la asistencia a agentes y los chatbots dependen de entradas limpias y actuales. El "ya lo limpiaremos más tarde" simplemente ya no funciona. Con Opus Guard y Content Retention Manager, los líderes de gestión de servicios reemplazan las limpiezas ad-hoc por una gobernanza proactiva: retención basada en políticas, controles conscientes de la PII, retiro automatizado de datos rutinarios con excepciones y pistas de auditoría inmutables que protegen los SLA, reducen costes y aumentan la confianza.
Los resultados clave de una estrategia moderna de retención de datos
- Retención y clasificación granulares: Alinee las políticas con las áreas de práctica de ITIL, tipos de tickets, clases de activos, colas y sensibilidad (PII frente a no PII, notas privilegiadas), de modo que los controles del ciclo de vida coincidan con las expectativas de riesgo y privacidad.
- Gobernanza consciente de la PII: Identifique y clasifique el contenido con datos personales, aplique plazos de retención más estrictos y reduzca la exposición eliminando de forma justificable la PII obsoleta mientras preserva los registros operativos necesarios.
- Flujos de trabajo de retención de servicio / excepciones: Suspenda la eliminación por incidentes de seguridad, disputas de clientes o períodos de auditoría, preservando la evidencia y evitando la destrucción de pruebas hasta el cierre.
- Eficiencia de costes: Reduzca el almacenamiento de objetos de respaldo y el crecimiento de objetos indexados con reducciones de volumen de dos dígitos. Disminuya los costes por exceso de tokens de IA con conjuntos de entrenamiento y ventanas de contexto más limpios y pequeños. Mejore el rendimiento de Jira y Assets manteniéndolos más ligeros.
- Automatización y administración delegada a escala: Ideal para organizaciones con miles de tickets, páginas de KB y registros de activos; reduce la carga de limpieza manual y mantiene un alto rendimiento de la plataforma.
- Infraestructura preparada para el cumplimiento: Alineada con SOC 2 e ISO 27001/42001, sin copias de datos fuera de la plataforma. Apoye la residencia de datos y los principios de privacidad de minimización y limitación de almacenamiento con total confianza.
Cómo lo resuelve Content Retention Manager
Content Retention Manager de Opus Guard implementa la retención de datos para Jira Service Management con total facilidad.
Automatice las políticas de retención
Defina y automatice reglas basadas en tiempo y eventos para espacios y proyectos (por ejemplo, 2 años después de la fecha de cierre de un incidente), por cola, proyecto o espacio de KB, ajustando los plazos para la información de identificación personal (PII).
Delegue la gobernanza
Configure cualquier número de grupos de administradores de contenido capacitados y permita que los propietarios del servicio o el equipo de cumplimiento revisen, retengan o amplíen los plazos antes de que se produzca cualquier eliminación, manteniendo la supervisión humana sobre los registros confidenciales.
Descubrir, auditar, clasificar, informar
Clasifique el contenido a escala (incluyendo PII frente a no PII), genere pruebas inmutables de eliminación y demuestre la alineación con las políticas ante examinadores o clientes sin complicaciones. Pruebas inmutables y exportables de eliminación y alineación de políticas para cualquier examinador, ya sea legal o de auditoría.
Acelere la preparación de datos para IA
Elimine los tickets y bases de conocimientos obsoletos para que la asistencia a agentes de Jira Service Management, los chatbots y los análisis utilicen entradas limpias, actuales y de bajo riesgo, aumentando el CSAT y reduciendo el tiempo de gestión.
Alinee la clasificación con los marcos de trabajo
Asigne la retención a las áreas de práctica de ITIL y a las expectativas operativas, con tipos y políticas jerárquicas que respeten la privacidad desde el diseño.
Archivar antes de eliminar
Conserve los registros gobernados durante los periodos requeridos y, a continuación, elimínelos de forma defendible; equilibrando las necesidades probatorias con la minimización de datos.
Diseñado para el cumplimiento normativo de alta tecnología
Alineación con SOC 2, ISO 27001 y ISO 42001 (gobernanza de IA) para el linaje de conjuntos de datos, minimización y pistas de evidencia exportables.
Clientes destacados
Tutorial de Content Retention Manager
Preguntas frecuentes
¿Por qué deberían los equipos de gestión de servicios adoptar una plataforma de retención de contenido?
Porque tanto la excelencia en el servicio como el cumplimiento de la privacidad dependen de datos limpios y actualizados. A medida que las operaciones escalan, la limpieza manual no puede seguir el ritmo, lo que rápidamente conduce a ruido en los tickets, bases de conocimientos obsoletas, desorden de activos y un riesgo de PII en constante expansión. Opus Guard convierte la gobernanza en una ventaja operativa: menor tiempo de resolución, mayor CSAT, SLA más estrictos y una huella de PII más pequeña y defendible con pruebas exportables.
¿La automatización de la retención y eliminación aumenta el riesgo?
De hecho, la reduce. Opus Guard aplica una retención basada en políticas, clasificación consciente de PII, retenciones automatizadas para incidentes o disputas críticas y registros inmutables. Usted obtiene un control transparente y defendible que respalda auditorías, revisiones de privacidad y análisis posteriores a incidentes, todo ello sin riesgo de pérdida accidental de registros necesarios.
¿Es el Content Retention Manager de Opus Guard una herramienta de ITSM?
Es la capa de gobernanza la que hace que las herramientas de ITSM sean más limpias, rápidas y seguras. Piense en la higiene de datos ascendente para Atlassian Jira Service Management, Atlassian Customer Management y Atlassian Platform Assets, para que sus operaciones, análisis e IA funcionen al máximo nivel con una menor exposición a PII.
¿Podemos probar esto primero con una sola cola o base de conocimientos?
¡Sí! Y lo fomentamos. Empiece con una cola de alto volumen, una base de conocimientos orientada al cliente o una clase de activos confidenciales donde la calidad de los datos y la minimización de PII afecten a los SLA o al CSAT. Opus Guard ofrece un piloto gratuito o con descuento para el primer servicio con el fin de demostrar resultados rápidos: menor acumulación de trabajo, bases de conocimientos más limpias, menor huella de PII, mejor señal de IA y una gobernanza lista para auditorías en cuestión de semanas.
¿Cómo encaja Opus Guard en nuestro programa de gobernanza de la información existente?
Opus Guard y Content Retention Manager son una capa operativa dentro de su Atlassian Cloud que ejecuta las políticas de retención que usted ya define en su marco de GRC. Complementa sus herramientas de DLP, copia de seguridad y eDiscovery empresariales al garantizar que el contenido de Atlassian caduca automáticamente y no puede acumularse silenciosamente fuera de los ciclos de retención formales: una expectativa clave en las normas ISO 27001/42001, SOC 2 y el artículo 5 del RGPD.
¿Esto ayuda a Rovo y Glean?
Sin duda. La higiene de contenido para IA mejora la calidad del entrenamiento y del contexto, reduce las contradicciones y los costes, y aumenta la precisión de las respuestas. Los equipos suelen experimentar una mayor confianza y adopción una vez que se eliminan las fuentes obsoletas. Para saber más, visite nuestro blog "Time's Up", donde encontrará debates como Glean Isn't Garbage, Here's the Real Reason your AI Feels Brainless.
Gobierno de contenido sencillo
Content Retention Manager es su herramienta esencial para supervisar y ejecutar el ciclo de vida de los documentos, garantizando que la información se almacene, mantenga y elimine de forma conforme a la normativa y de acuerdo con sus políticas de retención definidas.
"Me encanta. Siempre me pregunté por qué esto no era una función en Confluence y ahora he encontrado la forma de conseguirlo".
Jeff Gibson
Director de Información, Kintsugi
Opus Guard es su socio de confianza para la retención de datos
Opus Guard cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II y está construido íntegramente sobre la propia infraestructura de Atlassian, que también posee la certificación SOC 2. Realizamos pruebas y auditorías periódicas, sujetas a nuestros controles.
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"Runs on Atlassian" es una categoría especial de aplicaciones en Atlassian Marketplace creadas sobre Atlassian Forge. Estas aplicaciones • Están alojadas en la plataforma de Atlassian • Almacenan datos dentro de Atlassian • Cumplen con la residencia de datos
Las aplicaciones Cloud Fortified de Atlassian ofrecen seguridad, fiabilidad y soporte adicionales mediante: • Participación en la seguridad en la nube • Comprobaciones de fiabilidad oportunas • Tiempo de respuesta de soporte de 24 horas, y más: verificado por Atlassian
Más detalles ↗Residencia y privacidad de datos
Compatible con la residencia de datos de Atlassian. Se alinea con los principios de minimización y limitación de almacenamiento de datos del RGPD/CCPA: sin copias fuera de la plataforma.
Eliminación defendible y pruebas
Archivado y eliminación basados en políticas con registros de auditoría exportables para revisiones regulatorias.
Privilegio mínimo por diseño
Alcances limitados al mínimo necesario para clasificar, auditar, archivar y eliminar en Confluence y Jira.
Alineación con ISO
Gobernanza alineada con las prácticas de ISO 27001 (seguridad de la información) e ISO 42001 (gobernanza de IA).
La próxima ventaja competitiva en la excelencia de la gestión de servicios podría ser la higiene de su contenido
Perspectivas de Opus Guard sobre cómo simplificar la retención, reducir el riesgo de los datos y construir bases de gobernanza que escalen con el crecimiento de la plataforma de su empresa.
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