Novedades de Content Retention Manager: capacite a sus equipos con revisiones de contenido para usuarios finales

Cada organización crea más contenido del que puede conservar. Esto no es una crítica, es solo un hecho de cómo trabajan los equipos en la actualidad. Ya se trate de un aluvión de páginas de Confluence durante un sprint o de problemas con Jira registrados en medio de un simulacro de incendio de soporte, la información se crea y se acumula. Y cuando ese contenido deja de cumplir su propósito, pasa silenciosamente a convertirse en un riesgo: es obsoleto, se duplica, se clasifica erróneamente o, lo que es peor, sigue almacenando datos confidenciales mucho después de que sean necesarios.

Por eso, la retención no es solo una casilla de verificación de cumplimiento. Es fundamental para el gobierno de la información, la higiene de la seguridad y, cada vez más, la higiene de los datos necesaria para lograr una IA de alta calidad. Ya hemos escrito anteriormente sobre por qué la eliminación es la nueva opción predeterminada y cómo el verdadero valor de las políticas de retención radica no solo en cumplir con las normas, sino también en mantener limpios y confiables los sistemas, los equipos y la información.

Hoy, nos enorgullece llevar esa visión un paso más allá con el lanzamiento de Reseñas de contenido para usuarios finales en el gestor de retención de contenido de Opus Guard para Confluence y Jira.

Llevar el poder de revisión a las personas que mejor conocen el contenido

Con esta nueva función, los propietarios del contenido (es decir, los usuarios que han creado contenido o han contribuido de manera significativa a él y aún tienen permiso para verlo) ahora pueden revisar directamente lo que han ayudado a producir y opinar antes de que caduque o se elimine automáticamente.

Cada usuario recibe un panel de control limpio e intuitivo que muestra los elementos de los que es responsable, ordenados por urgencia. El contenido que se acerca al final de su ciclo de vida está claramente marcado y los usuarios pueden escanearlo, evaluarlo y, cuando sea necesario, rápidamente marcar el contenido que debe conservarse.

Esto no elimina el control administrativo. Los administradores de contenido siguen determinando el alcance de las políticas, las reglas de clasificación y las acciones finales. Pero ahora, obtienen una nueva y valiosa información: contexto de las personas más cercanas al contenido en sí.

Retención con previsión, no solo con reglas

Con demasiada frecuencia, los programas de retención fracasan en la última milla. La política está bien estructurada, las herramientas están listas, pero alguien elimina algo que no debería haberse perdido, simplemente porque no se dio cuenta de que estaba a punto de desaparecer.

Con las revisiones del contenido de los usuarios finales, estamos cerrando esa brecha. Los equipos ahora pueden tomar decisiones más informadas y colaborativas sobre lo que permanece y lo que se pierde, al tiempo que mantienen el sistema gobernado, auditable y alineado con las políticas.

Y para los administradores de contenido, también hay flexibilidad. Puedes configurar si los usuarios ven la política de retención asociada o la clasificación de datos para cada contenido: un control importante a la hora de equilibrar la transparencia con la confidencialidad.

Por qué es más importante que nunca

Una buena práctica de retención no consiste solo en limpiar la casa. Se trata de permitir un mayor flujo.

• Reduce el desorden que distrae la atención del trabajo relevante y en curso.
• Agiliza la carga para Rovo y las herramientas de IA que ahora impulsan las búsquedas, los resúmenes y las sugerencias en todo el ecosistema de Atlassian.
• Evita los riesgos silenciosos de retener datos personales o regulados más allá de lo necesario.

Y lo que es más importante, da confianza a las personas. Cuando los usuarios confían en que su espacio de trabajo refleja lo que es actual, necesario y útil, pueden concentrarse mejor, tomar decisiones y avanzar.

Disponible hoy

Las reseñas de contenido para usuarios finales ya están disponibles en la última versión de Gestor de retención de contenido para Confluence y Jira. Si ya eres cliente, puedes habilitar la función en tu configuración de administrador y personalizar su apariencia y la forma en que los usuarios interactúan con ella. Los usuarios pueden encontrar su panel de revisión de contenido en el menú de aplicaciones de Confluence y Jira.

Si es la primera vez que utilizas Opus Guard, puedes explorar rápidamente nuestras aplicaciones* a través del Atlassian Marketplace, o contacta con nuestro equipo para un recorrido guiado.

_{* Te sugerimos que comiences con nuestro Content Retention Manager Lite si aún no estás preparado para automatizar la eliminación de contenido. Nuestras aplicaciones de Content Retention Manager Lite no tienen permisos de escritura ni de eliminación en tu sitio de Atlassian. Y recuerda que todas nuestras aplicaciones están certificadas como Funciona en Atlassian y Atlassian Cloud fortificado, para que puedas asegurarte de que tus datos están seguros y protegidos y solo permanecen en tu sitio de Atlassian.}

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La retención ya no es solo un proceso de backend, es una responsabilidad compartida. Con nuestras nuevas funciones de revisión, sus equipos pueden participar en la gobernanza del contenido de una manera sencilla, inteligente y segura.

Estamos encantados de que lo pruebes.

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