«Demasiado difícil de recopilar» ya no funciona: cómo las plataformas en la nube se han redefinido para siempre la detección de litigios

Hace un par de años, un cliente de fabricación global de una importante firma de abogados comenzó a prepararse para una posible investigación regulatoria. El cliente creía que estaba seguro: gran parte de sus datos corporativos heredados estaban archivados, almacenados en varios sistemas locales y guardados en proyectos antiguos. ¿Su hipótesis de trabajo? Cuando recibían una solicitud, podían argumentar: «Sí, los datos existen, pero la recuperación será muy difícil y, por lo tanto, nuestra exposición es limitada».

Lo que les sorprendió: cuando el equipo de migración a la nube comenzó a trasladar décadas de contenido a Microsoft 365 (alojamiento basado en la nube) y a unidades de colaboración compartida, apareció una simple exportación de Slack millas de archivos adjuntos e hilos de chat que se remontan a cinco años; ninguna de las cuales había sido etiquetada, archivada o sujeta a una política de retención. En cuestión de horas, la defensa «difícil de recopilar» desapareció. Como señaló más tarde un consultor forense: «La recopilación de datos en la nube no es una lista de verificación técnica... muchos equipos internos no están preparados para gestionarlos».

Para los litigantes externos que asesoran a clientes empresariales, este es el llamado a la acción: si el patrimonio de datos de su cliente no está gobernado, cada asunto se convierte en una bonanza de descubrimiento para la parte contraria, el regulador o el colegio de abogados del demandante.

La ilusión de inaccesibilidad

En los primeros días de los litigios, una táctica de defensa muy apreciada consistía en argumentar que era difícil acceder a ciertos datos, que se encontraban en unidades de cinta antiguas, servidores fuera de servicio o sistemas heredados que habían sido abandonados hace mucho tiempo. Los adversarios solían aceptar, a regañadientes, que recuperarlos costosos, onerosos e incluso imposible. Esa fricción logística sirvió de amortiguador de facto.

Pero la nube cambió la ecuación por completo. Como se señaló en un artículo, las organizaciones, una vez que migraron a plataformas en la nube como Atlassian Cloud, Google Drive y Slack, descubrieron que «la capacidad de recopilar datos de forma defendible... se ha convertido en algo esencial», y ninguna de las antiguas excusas es válida. Lo que cambió: el los datos siguen siendo accesibles, siguen ahí y están cada vez más organizados de manera que permiten la recopilación más fácil no más difícil.

Cuando usted o sus clientes utilizan herramientas de colaboración basadas en la nube, plataformas de chat, unidades compartidas, sistemas de control de versiones e integraciones móviles, lo que antes estaba enterrado ahora aparece de inmediato. Cuando surgen problemas, el riesgo de litigios se acelera.

Nube = detectable de forma predeterminada

Considera este escenario: Un cliente utilizó una plataforma de gestión de proyectos, como Atlassian Jira Cloud, para realizar tareas internas de gestión de cambios en nueve oficinas globales. A lo largo de los años, la plataforma acumuló cientos de proyectos: proyectos archivados, flujos de trabajo obsoletos, tickets de asuntos pendientes, archivos adjuntos, notas internas y registros de chat. Sin política de retención. Sin calendario de borrado. Sin clasificación de privilegios. Cuando se presentó una denuncia por parte de un denunciante, el el abogado contrario exigió el acceso a todos los canales, todos los archivos y todo lo «relacionado con el programa». Como el sistema estaba en la nube, la recuperación arrojó terabytes de contenido en cuestión de días.

Lo que descubrieron

• Muchos archivos pertenecían a custodios que no respondían o no tenían ninguna relación con el asunto en absoluto.
• El volumen aumentó el tiempo de revisión, el costo y el riesgo de exposición de privilegios.
• Como no se aplicó ningún cronograma de retención, el «archivo» pasó a ser el pasivo.

No es solo que los datos sean más fáciles de recopilar, es que nada impide que se recoja. Con cambios como el de Atlassian Data Center a Atlassian Cloud, nos encontramos en un punto de inflexión en la tecnología con la migración masiva a la nube y la avalancha de terminales remotos. Si es un CISO, un litigante o trabaja en el sector de los servicios de información, no debe considerar la gobernanza como algo opcional, sino como algo esencial para reducir la exposición. Ahí es donde entra en juego una solución como Opus Guard.

How Opus Guard change the game

Contras Gestor de retención de contenido, el abogado puede recomendar un nivel de gobierno que se sitúe antes del descubrimiento, de modo que el contenido que acabe siendo revisado sea menor en cantidad, esté mejor clasificado y ya esté listo para la auditoría.

Así es como funciona

• Automatizate rules of the Materia life Cycle: Cuando se cierra un asunto, los programas de retención activan el archivado o la eliminación de acuerdo con la política (no solo «guárdalo todo»). Esto significa que el contenido obsoleto no se acumula.
• Gestión integrada de retenciones: Si surge un nuevo problema, se suspende la purga, se aplican retenciones y se capturan los registros de auditoría, todo ello sin hojas de cálculo manuales ni factores desencadenantes olvidados.
• Classificacion privilegiada y sensata: El contenido de alto riesgo se etiqueta y gestiona por separado, lo que reduce la posibilidad de producción o exposición inadvertidas.
• Entrada limpia al descubrimiento electrónico: Cuando su cliente tiene que cobrar para litigar, el conjunto de datos es más limpio, más pequeño y más defendible, lo que ahorra tiempo y dinero.

Cuando usted, como abogado interno o externo, integra Opus Guard en su oferta de asesoramiento, ya no solo reacciona ante los litigios, sino que ayuda a los clientes a ganar en la prevención. Te posicionas como una persona moderna, con capacidad tecnológica y con visión de futuro.

Por qué importa ahora

La era de la defensa «difícil de cobrar» ha terminado. Con modelos de fuerza laboral remota, aplicaciones de colaboración, infraestructura de nube global y operaciones siempre activas, los datos de sus clientes son accesibles, se pueden descubrir y están creciendo. El riesgo no es solo el contenido que se está revisando, sino el contenido que nunca se ha revisado. Una falla de gobernanza hoy se convierte rápidamente en una crisis de litigios mañana. Al recomendar y ayudar a implementar Content Retention Manager en Atlassian ahora, demuestras que no solo estás resolviendo problemas del pasado, sino que estás protegiendo a tu equipo y a tu cliente de los futuros.

Toma medidas para tu equipo o tus clientes

• Anima a tu cliente a mapear su patrimonio de contenido de Atlassian en Jira y Confluence: espacios de proyectos, herramientas de colaboración, asuntos cerrados y tickets archivados.
• Ayúdelos a definir una política de retención/eliminación alineada con el ciclo de vida de la materia y la tolerancia al riesgo.
• Recomienda el piloto de la capa de gobierno de Opus Guard para reducir el volumen de reseñas, limitar la exposición y demostrar la defensibilidad.

Cuando guias a tu equipo o cliente empresarial para que gobierne antes de que se vean obligados a cobrar, consolidas tu papel como asesor de confianza y conviertes lo que podría parecer un coste legal en capacidad estratégica.

¿Está preparado para ayudar a sus clientes a pasar de un litigio reactivo a un gobierno proactivo? Asóciese con Opus Guard y brinde el control, la transparencia y la preparación que necesitan antes de que llegue el próximo asunto.

¿Trabaja como abogado externo?

Opus Guard ofrece a las firmas de abogados externas un programa piloto gratuito o con descuento para el primer asunto, para que pueda demostrar resultados mensurables para un cliente sin compromiso. Es la forma más fácil de demostrar cómo la gobernanza proactiva reduce los costos, ahorra tiempo de revisión y refuerza la postura ante los litigios.