Retirez les anciens tickets et les données clients selon vos politiques, afin que les agents et l'IA répondent à partir de connaissances à jour.
Positionnez votre organisation de service pour résoudre plus rapidement, réduire le bruit des tickets et maintenir Atlassian Jira Service Management, Customer Management et Platform Assets propres, gouvernés et prêts pour l'audit.
Gouvernance prête pour les données personnelles pour les équipes de gestion de services Atlassian Cloud
Pour les équipes de gestion des services, le risque caché ne réside pas dans les incidents d'aujourd'hui, mais dans l'accumulation du passé. Tickets obsolètes, articles de base de connaissances périmés, actifs retirés, pièces jointes orphelines et projets de service abandonnés qui contiennent d'anciennes données personnelles (noms, e-mails, identifiants d'appareils, références de paiement, transcriptions de chat). Lorsque les données sensibles prolifèrent, les SLA glissent, les assistants IA hallucinent, les audits deviennent plus complexes et la confiance des clients s'érode.
Avec Opus Guard, transformez l'encombrement du contenu en un avantage de gouvernance : rétention automatisée, classification axée sur les données personnelles, mises en attente, suppression défendable et preuves immuables dans Atlassian Jira Service Management, Atlassian Customer Management et Atlassian Platform Assets. Que vous gériez l'ITSM interne ou le CSM externe, vous êtes responsable de la qualité, de l'actualité et de la sensibilité des données de service : tickets, enregistrements de changement, revues post-incident, bases de connaissances, historiques d'actifs, approbations et conversations clients. Sans gestion, ce contenu devient un centre de coûts et une responsabilité en matière de conformité aux données personnelles.
Déployez Content Retention Manager d'Opus Guard et offrez à vos équipes de service un contrôle piloté par les politiques qui améliore la vitesse de résolution, réduit l'empreinte des données personnelles, permet une IA fiable et résiste à tout audit.
Avec Opus Guard, transformez l'encombrement du contenu en un avantage de gouvernance : rétention automatisée, classification axée sur les données personnelles, mises en attente, suppression défendable et preuves immuables dans Atlassian Jira Service Management, Atlassian Customer Management et Atlassian Platform Assets. Que vous gériez l'ITSM interne ou le CSM externe, vous êtes responsable de la qualité, de l'actualité et de la sensibilité des données de service : tickets, enregistrements de changement, revues post-incident, bases de connaissances, historiques d'actifs, approbations et conversations clients. Sans gestion, ce contenu devient un centre de coûts et une responsabilité en matière de conformité aux données personnelles.
Déployez Content Retention Manager d'Opus Guard et offrez à vos équipes de service un contrôle piloté par les politiques qui améliore la vitesse de résolution, réduit l'empreinte des données personnelles, permet une IA fiable et résiste à tout audit.
Pourquoi c'est plus important que jamais
Les plateformes cloud rendent les données de service instantanément exploitables et mesurables. Les clients et les audits internes exigent des enregistrements complets et opportuns ; les réglementations sur la confidentialité imposent la minimisation des données personnelles et la limitation du stockage ; l'assistance par agent et les chatbots dépendent d'entrées propres et actuelles. L'approche « on nettoiera plus tard » ne fonctionne tout simplement plus. Avec Opus Guard et Content Retention Manager, les responsables de la gestion des services remplacent les nettoyages ponctuels par une gouvernance proactive : rétention basée sur des politiques, contrôles axés sur les données personnelles, retrait automatisé et routinier des données avec exceptions, et pistes d'audit immuables qui protègent les SLA, réduisent les coûts et renforcent la confiance.
Les résultats clés d'une stratégie moderne de rétention des données
- Rétention et classification granulaires : Alignez les politiques sur les pratiques ITIL, les types de tickets, les classes d'actifs, les files d'attente et la sensibilité (données personnelles vs non personnelles, notes privilégiées), afin que les contrôles du cycle de vie correspondent aux attentes en matière de risque et de confidentialité.
- Gouvernance axée sur les données personnelles (PII) : Identifiez et classez le contenu contenant des données personnelles, appliquez des fenêtres de rétention plus strictes et réduisez l'exposition en supprimant de manière défendable les données obsolètes tout en conservant les enregistrements opérationnels requis.
- Workflows de conservation / exception : Suspendez la suppression en cas d'incidents de sécurité, de litiges clients ou de périodes d'audit, afin de préserver les preuves et d'éviter toute altération jusqu'à la clôture du dossier.
- Efficacité des coûts : Réduisez la croissance du stockage d'objets de sauvegarde et des objets indexés grâce à des réductions de volume à deux chiffres. Diminuez les coûts de dépassement de jetons IA avec des ensembles d'entraînement et des fenêtres de contexte plus propres et plus légers. Améliorez les performances de Jira et Assets en les allégeant.
- Automatisation et administration déléguée pour la mise à l'échelle : Idéal pour les organisations gérant des milliers de tickets, de pages de base de connaissances et d'enregistrements d'actifs ; réduit la charge de nettoyage manuel et maintient des performances élevées de la plateforme.
- Infrastructure prête pour la conformité : Alignée sur les normes SOC 2 et ISO 27001/42001, sans aucune copie de données en dehors de la plateforme. Soutenez la résidence des données et les principes de confidentialité de minimisation et de limitation du stockage en toute confiance.
Comment le Content Retention Manager résout ce problème
Le Content Retention Manager d'Opus Guard met en œuvre la rétention de données pour Jira Service Management, en toute simplicité.
Automatisez les politiques de conservation
Définissez et automatisez des règles basées sur le temps et les événements pour les espaces et les projets (par exemple, 2 ans après la date de clôture d'un incident), par file d'attente, projet ou espace de base de connaissances, afin de réduire les fenêtres d'exposition des données personnelles.
Déléguez la gouvernance
Configurez autant de groupes d'administrateurs de contenu formés que nécessaire et permettez aux responsables de service ou à la conformité de réviser, de mettre en attente ou de prolonger la rétention avant toute suppression, afin de maintenir une supervision humaine sur les enregistrements sensibles.
Découvrir, auditer, classifier, rapporter
Classez le contenu à grande échelle (en distinguant les données personnelles des autres), générez une preuve immuable de suppression et démontrez votre conformité aux politiques devant les examinateurs ou les clients sans précipitation. Preuve immuable et exportable de suppression et d'alignement des politiques pour tout examinateur, qu'il soit juridique ou auditeur.
Accélérez la préparation des données pour l'IA
Éliminez les tickets et les bases de connaissances obsolètes afin que l'assistance aux agents, les chatbots et les analyses de Jira Service Management utilisent des données propres, actuelles et à faible risque, augmentant ainsi le CSAT et réduisant le temps de traitement.
Alignez la classification sur les cadres de référence
Alignez la rétention sur les domaines de pratique ITIL et les attentes opérationnelles, avec des types et des politiques hiérarchiques qui respectent les principes de confidentialité dès la conception.
Archiver avant de supprimer
Conservez les enregistrements régis pendant les périodes requises, puis supprimez-les de manière justifiable, en équilibrant les besoins probatoires et la minimisation des données.
Conçu pour la conformité dans le secteur technologique
Alignement SOC 2, ISO 27001 et ISO 42001 (gouvernance de l'IA) pour la traçabilité des jeux de données, la minimisation et les pistes d'audit exportables.
Nos clients mis en avant
Présentation du Content Retention Manager
FAQ
Pourquoi les équipes de gestion des services devraient-elles adopter une plateforme de rétention de contenu ?
Parce que l'excellence du service et la conformité à la vie privée dépendent toutes deux de données propres et à jour. À mesure que les opérations se développent, le nettoyage manuel ne suffit plus, ce qui entraîne rapidement une accumulation de tickets inutiles, des bases de connaissances obsolètes, un encombrement des actifs et un risque croissant lié aux données personnelles. Opus Guard transforme la gouvernance en avantage opérationnel : réduction du temps de résolution, augmentation du CSAT, respect strict des SLA et réduction de l'empreinte PII avec des preuves exportables.
L'automatisation de la rétention et de la suppression augmente-t-elle les risques ?
Il la réduit, en réalité. Opus Guard applique une rétention basée sur des politiques, une classification tenant compte des données personnelles, des mises en attente automatisées pour les incidents critiques ou les litiges, et des journaux immuables. Vous bénéficiez d'un contrôle transparent et justifiable qui facilite les audits, les revues de confidentialité et les analyses post-incident, sans jamais risquer la perte accidentelle de documents nécessaires.
Le Content Retention Manager d'Opus Guard est-il un outil ITSM ?
C'est la couche de gouvernance qui rend les outils ITSM plus propres, plus rapides et plus sûrs. Pensez à l'hygiène des données en amont pour Atlassian Jira Service Management, Atlassian Customer Management et Atlassian Platform Assets, afin que vos opérations, vos analyses et votre IA fonctionnent de manière optimale avec une exposition réduite aux données personnelles.
Pouvons-nous d'abord tester cela avec une seule file d'attente ou une seule base de connaissances ?
Absolument ! Et nous vous y encourageons. Commencez par une file d'attente à fort volume, une base de connaissances client ou une catégorie d'actifs sensibles où la qualité des données et la minimisation des données personnelles (PII) ont un impact sur vos SLA ou votre CSAT. Opus Guard propose un projet pilote gratuit ou à tarif réduit pour démontrer des résultats rapides : réduction du backlog, bases de connaissances plus propres, empreinte PII limitée, meilleurs signaux pour l'IA et gouvernance prête pour l'audit en quelques semaines.
Comment Opus Guard s'intègre-t-il dans notre programme de gouvernance de l'information existant ?
Opus Guard et Content Retention Manager constituent une couche opérationnelle au sein de votre Atlassian Cloud qui exécute les politiques de rétention que vous avez définies dans votre cadre GRC. Ils complètent vos outils de DLP, de sauvegarde et d'eDiscovery en garantissant que le contenu Atlassian devient obsolète automatiquement et ne peut pas s'accumuler silencieusement en dehors des cycles de rétention formels : une attente clé des normes ISO 27001/42001, SOC 2 et de l'article 5 du RGPD.
Cela aide-t-il Rovo et Glean ?
Absolument. Une hygiène du contenu pour l'IA améliore la qualité de l'entraînement et du contexte, réduit les contradictions et les coûts, et accroît la précision des réponses. Les équipes constatent généralement une meilleure confiance et une adoption accrue une fois les sources obsolètes supprimées. Pour en savoir plus, consultez notre blog « Time's Up » et nos discussions telles que Glean Isn't Garbage, Here's the Real Reason your AI Feels Brainless.
Gouvernance simplifiée du contenu
Content Retention Manager est votre outil essentiel pour superviser et gérer le cycle de vie des documents, en garantissant que les informations sont stockées, conservées et supprimées de manière conforme, conformément à vos politiques de rétention définies.
« J'adore. Je me suis toujours demandé pourquoi ce n'était pas une fonctionnalité native de Confluence, et j'ai enfin trouvé un moyen d'y parvenir ! »
Jeff Gibson
Directeur des systèmes d'information, Kintsugi
Opus Guard, votre partenaire de confiance pour la rétention de données
Opus Guard est certifié SOC 2 Type II et entièrement construit sur l'infrastructure certifiée SOC 2 d'Atlassian. Nous effectuons régulièrement des tests et des audits, soumis à nos contrôles.
Consulter notre centre de confiance ↗
« Runs on Atlassian » est une catégorie spéciale d'applications sur l'Atlassian Marketplace, conçues sur Atlassian Forge. Ces applications • Sont hébergées sur la plateforme Atlassian • Stockent les données au sein d'Atlassian • Sont conformes à la résidence des données
Les applications « Cloud Fortified » d'Atlassian offrent une sécurité, une fiabilité et un support accrus grâce à : • La participation à la sécurité Cloud • Des contrôles de fiabilité réguliers • Un temps de réponse du support de 24h, et plus encore : vérifié par Atlassian
Plus de détails ↗Résidence des données et confidentialité
Prend en charge la résidence des données Atlassian. Aligné sur les principes du RGPD/CCPA en matière de minimisation et de limitation du stockage des données — aucune copie hors plateforme.
Suppression défendable et preuves
Archivage et suppression basés sur des politiques avec journaux d'audit exportables pour les contrôles réglementaires.
Principe du moindre privilège par conception
Périmètres limités au strict nécessaire pour classer, auditer, archiver et supprimer dans Confluence et Jira.
Alignement ISO
Gouvernance alignée sur les pratiques ISO 27001 (sécurité de l'information) et ISO 42001 (gouvernance de l'IA).
Le prochain levier d'excellence de la gestion des services pourrait bien être l'hygiène de son contenu
Perspectives d'Opus Guard sur la simplification de la rétention, la réduction des risques liés aux données et la mise en place de fondations de gouvernance qui évoluent avec la croissance de la plateforme de votre entreprise.
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