Nouveauté de Content Retention Manager : donnez à vos équipes les moyens d'évaluer le contenu destiné aux utilisateurs finaux

Chaque organisation crée plus de contenu qu'elle ne peut en conserver. Ce n'est pas une critique, c'est juste une réalité de la façon dont les équipes travaillent aujourd'hui. Qu'il s'agisse d'une multitude de pages Confluence pendant un sprint ou de problèmes Jira enregistrés lors d'un exercice d'assistance incendie, les informations sont créées et s'accumulent. Et lorsque ce contenu dépasse son objectif, il devient discrètement risqué : obsolète, dupliqué, mal classé ou pire encore : il stocke toujours des données sensibles longtemps après leur utilisation.

C'est pourquoi la rétention n'est pas simplement une case à cocher de conformité. Elle est essentielle à la gouvernance des informations, à l'hygiène de sécurité et, de plus en plus, à l'hygiène des données requise pour atteindre une qualité d'IA élevée. Nous avons déjà expliqué pourquoi la suppression est la nouvelle option par défaut et comment la véritable valeur des politiques de rétention réside non seulement dans le maintien de la conformité, mais aussi dans la préservation de la propreté et de la fiabilité des systèmes, des équipes et des informations.

Aujourd'hui, nous sommes fiers de poursuivre cette vision avec le lancement de Examens du contenu destiné aux utilisateurs finaux dans le gestionnaire de rétention de contenu d'Opus Guard pour Confluence et Jira.

Donner le pouvoir d'évaluation aux personnes qui connaissent le mieux le contenu

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, les propriétaires de contenu, c'est-à-dire les utilisateurs qui ont créé du contenu ou y ont contribué de manière significative et qui sont toujours autorisés à le consulter, peuvent désormais consulter directement ce qu'ils ont contribué à produire et donner leur avis avant qu'il ne soit automatiquement expiré ou supprimé.

Chaque utilisateur reçoit un tableau de bord clair et intuitif qui affiche les éléments dont il est responsable, triés par ordre d'urgence. Le contenu qui approche de la fin de son cycle de vie est clairement indiqué, et les utilisateurs peuvent rapidement scanner, évaluer et, en cas de besoin signaler le contenu qui doit être préservé.

Cela ne supprime pas le contrôle administratif. Les administrateurs de contenu continuent de déterminer la portée de la politique, les règles de classification et les actions finales. Mais aujourd'hui, ils obtiennent une nouvelle contribution précieuse : contexte auprès des personnes les plus proches du contenu lui-même.

La rétention repose sur la prévoyance, pas seulement sur les règles

Trop souvent, les programmes de rétention échouent au dernier kilomètre. La politique est bien structurée, les outils sont en place : mais quelqu'un supprime quelque chose qui n'aurait pas dû être perdu, simplement parce qu'il ne s'est pas rendu compte qu'il était sur le point de disparaître.

Grâce à l'évaluation du contenu destiné aux utilisateurs finaux, nous sommes en train de combler cette lacune. Les équipes peuvent désormais prendre des décisions plus éclairées et collaboratives sur ce qui reste et ce qui va disparaître, tout en maintenant le système régi, auditable et aligné sur les politiques.

Et pour les administrateurs de contenu, il y a aussi de la flexibilité. Vous pouvez configurer si les utilisateurs voient la politique de rétention associée ou la classification des données pour chaque élément de contenu : un contrôle important pour trouver un équilibre entre transparence et sensibilité.

Pourquoi c'est plus important que jamais

Les bonnes pratiques de rétention ne se limitent pas au nettoyage de la maison. Il s'agit de permettre une plus grande fluidité.

• Il réduit l'encombrement qui détourne l'attention des tâches pertinentes en cours.
• Cela allège la charge de travail de Rovo et des outils d'IA qui alimentent désormais la recherche, les résumés et les suggestions au sein de l'écosystème Atlassian.
• Il évite les risques silencieux liés à la conservation de données personnelles ou réglementées au-delà de ce qui est nécessaire.

Et surtout, cela donne confiance aux gens. Lorsque les utilisateurs ont la certitude que leur espace de travail reflète ce qui est actuel, nécessaire et utile, ils sont mieux en mesure de se concentrer, de prendre des décisions et d'aller de l'avant.

Disponible aujourd'hui

Les évaluations du contenu des utilisateurs finaux sont disponibles dès maintenant dans la dernière version de Gestionnaire de rétention de contenu pour Confluence et Jira. Si vous êtes déjà client, vous pouvez activer la fonctionnalité dans vos paramètres d'administration, en personnalisant son apparence et la façon dont les utilisateurs interagissent avec elle. Les utilisateurs peuvent accéder à leur tableau de bord de révision du contenu dans le menu Applications de Confluence et Jira.

Si vous utilisez Opus Guard pour la première fois, vous pouvez rapidement explorer nos applications* via Atlassian Marketplace, ou contactez notre équipe pour une visite guidée.

_{* Nous vous suggérons de commencer par notre Content Retention Manager Lite si vous n'êtes pas encore prêt à automatiser la suppression de contenu. Nos applications Content Retention Manager Lite ne disposent d'aucune autorisation d'écriture ou de suppression sur votre site Atlassian. Et n'oubliez pas que toutes nos applications sont certifiées Fonctionne sur Atlassian et Atlassian Cloud Fortifié, afin que vous puissiez être sûr que vos données sont en sécurité et qu'elles restent uniquement sur votre site Atlassian.}

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La rétention n'est plus seulement un processus backend, c'est une responsabilité partagée. Grâce à nos nouvelles fonctionnalités de révision, vos équipes peuvent participer à la gouvernance du contenu de manière simple, intelligente et sécurisée.

Nous sommes ravis que vous puissiez l'essayer.

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