« Too Hard to Collect » ne fonctionne plus. Voici comment les plateformes cloud ont redéfini pour toujours la découverte des litiges

Il y a quelques années, un client industriel mondial d'un grand cabinet d'avocats a commencé à préparer une éventuelle enquête réglementaire. Le client pensait qu'il était en sécurité : la plupart de ses anciennes données d'entreprise étaient archivées, stockées sur plusieurs systèmes sur site et conservées dans des projets plus anciens. Leur hypothèse de travail ? Lorsqu'ils recevaient une demande, ils pouvaient répondre : « Oui, les données existent, mais leur restauration sera très difficile, et notre exposition est donc limitée ».

Ce qui les a surpris : lorsque l'équipe de migration vers le cloud a commencé à transférer des décennies de contenu vers Microsoft 365 (hébergement basé sur le cloud) et des lecteurs de collaboration partagés, une simple exportation Slack est apparue des milliers de pièces jointes et de fils de discussion remontant à cinq ans; aucun d'entre eux n'avait été étiqueté, archivé ou soumis à une politique de conservation. En quelques heures, la défense « difficile à récupérer » a disparu. Comme l'a fait remarquer plus tard un consultant en criminalistique : « La collecte de données dans le cloud n'est pas une liste de contrôle technique... de nombreuses équipes internes ne sont pas prêtes à les gérer. »

Pour les avocats externes qui conseillent des entreprises clientes, voici l'appel à l'action : si le patrimoine de données de votre client n'est pas régi, chaque affaire devient une véritable aubaine pour la partie adverse, le régulateur ou le barreau du plaignant.

L'illusion de l'inaccessibilité

Au début du litige, une tactique de défense prisée consistait à faire valoir que certaines données étaient difficiles d'accès, sur d'anciens lecteurs de bandes, des serveurs hors service ou des systèmes existants abandonnés depuis longtemps. Les adversaires ont souvent accepté, à contrecœur, que la récupération serait coûteuse, fastidieuse, voire impossible. Ces frictions logistiques ont servi de tampon de facto.

Mais le cloud a complètement changé l'équation. Comme l'indique un article, les entreprises qui ont migré vers des plateformes cloud telles qu'Atlassian Cloud, Google Drive et Slack ont découvert que « la capacité de collecter des données de manière défendable... est devenue essentielle », et aucune des anciennes excuses ne s'applique. Ce qui a changé : le les données sont toujours accessibles, toujours présentes et de plus en plus organisées de manière à faciliter la collecte plus facile pas plus difficile.

Lorsque vous ou vos clients utilisez des outils de collaboration basés sur le cloud, des plateformes de chat, des lecteurs partagés, des systèmes de gestion des versions et des intégrations mobiles, ce qui était autrefois enfoui apparaît maintenant. Lorsque les choses se présentent, le risque de litige s'accélère.

Cloud = détectable par défaut

Envisagez ce scénario : Un client a utilisé une plateforme de gestion de projet, telle qu'Atlassian Jira Cloud, pour les tâches internes de gestion du changement dans neuf bureaux mondiaux. Au fil des ans, la plateforme a accumulé des centaines de projets : projets archivés, flux de travail obsolètes, tickets d'affaires clôturés, pièces jointes, mémos internes, journaux de discussion. Aucune politique de rétention. Aucun calendrier de suppression. Aucune classification de privilège. Lorsqu'une plainte de dénonciation a été déposée, l'avocat de la partie adverse a exigé l'accès à toutes les chaînes, à tous les fichiers, à tout ce qui était « lié au programme ». Comme le système se trouvait dans le cloud, la récupération a renvoyé des téraoctets de contenu en quelques jours.

Ce qu'ils ont découvert

• De nombreux dossiers appartenaient à des dépositaires qui n'étaient pas concernés ou n'étaient pas du tout liés à l'affaire.
• Le volume a fait grimper en flèche le temps de révision, les coûts et le risque d'exposition à des privilèges.
• Comme aucun calendrier de conservation n'était appliqué, les « archives » sont devenues la responsabilité.

Ce n'est pas seulement que les données sont plus faciles à collecter, c'est que rien ne l'empêche d'être collecté. Avec des évolutions telles que Atlassian Data Center vers Atlassian Cloud, nous sommes à un tournant technologique avec la migration massive vers le cloud et l'afflux de terminaux distants. Si vous êtes un CISO, un avocat plaideur ou si vous travaillez dans les services d'information, vous devez définir la gouvernance non pas comme une option, mais comme essentielle si vous voulez limiter l'exposition. C'est là qu'intervient une solution comme Opus Guard.

Comment Opus Guard change la donne

Avec Gestionnaire de rétention de contenu, les avocats peuvent recommander une couche de gouvernance située en amont de la découverte, de sorte que le contenu qui finit par être examiné soit moins volumineux, mieux classé et déjà prêt à être audité.

Voici comment cela fonctionne

• Règles automatisées relatives au cycle de vie des sujets: lorsqu'un dossier est clôturé, les calendriers de conservation déclenchent l'archivage ou la suppression conformément à la politique (pas simplement « tout conserver »). Cela signifie que le contenu périmé ne s'accumule pas.
• Gestion des mises en attente intégrée: En cas de nouveau problème, la purge est suspendue, des mises en attente sont appliquées, les journaux d'audit sont capturés, le tout sans feuilles de calcul manuelles ni déclencheurs oubliés.
• Privilège et classification sensible: les contenus à haut risque sont balisés et gérés séparément, ce qui réduit les risques de production ou de diffusion involontaire.
• Une alimentation propre pour la découverte électronique: Lorsque votre client doit collecter des fonds pour un litige, l'ensemble de données est plus propre, plus petit et plus défendable, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent.

En tant que juriste interne ou externe, lorsque vous intégrez Opus Guard à votre offre de conseil, vous ne vous contentez plus de réagir aux litiges, vous aidez les clients à gagner en matière de prévention. Vous vous positionnez comme une personne moderne, axée sur la technologie et tournée vers l'avenir.

Pourquoi c'est important maintenant

L'ère de la défense « difficile à collectionner » est révolue. Avec des modèles de télétravail, des applications de collaboration, une infrastructure cloud mondiale et des opérations permanentes, les données de vos clients sont accessibles, détectables et en croissance. Le risque ne réside pas uniquement dans le contenu en cours de révision, mais aussi dans le contenu qui n'a jamais été révisé. Un échec de gouvernance aujourd'hui se transforme rapidement en crise contentieuse demain. En recommandant et en aidant à déployer Content Retention Manager dans Atlassian dès maintenant, vous démontrez que vous ne vous contentez pas de résoudre des problèmes passés, mais que vous protégez votre équipe et vos clients des problèmes futurs.

Passez à l'action pour votre équipe ou vos clients

• Encouragez votre client à cartographier son parc de contenus Atlassian Jira et Confluence : espaces de projet, outils de collaboration, sujets clôturés, tickets archivés.
• Aidez-les à définir une politique de conservation/suppression adaptée au cycle de vie des sujets et à leur tolérance au risque.
• Recommandez le projet pilote de la couche de gouvernance d'Opus Guard afin de réduire le volume d'évaluations, de limiter l'exposition et de prouver qu'il est défendable.

Lorsque vous demandez à votre équipe ou à votre entreprise cliente de gouverner avant qu'elle ne soit obligée de recouvrer des fonds, vous consolidez votre rôle de conseiller de confiance et vous transformez ce qui peut sembler être des frais juridiques en capacité stratégique.

Êtes-vous prêt à aider vos clients à passer d'une procédure contentieuse réactive à une gouvernance proactive ? Faites équipe avec Opus Guard et offrez-leur le contrôle, la transparence et la préparation dont ils ont besoin avant que la prochaine affaire n'arrive.

Vous travaillez en tant que conseiller externe ?

Opus Guard propose à des cabinets d'avocats externes un projet pilote gratuit ou à prix réduit, afin que vous puissiez démontrer des résultats mesurables pour un client sans engagement. C'est le moyen le plus simple de prouver comment une gouvernance proactive permet de réduire les coûts, de gagner du temps en matière de révision et de renforcer la position en matière de contentieux.